Como escrever um email formal profissional

Como escrever um email formal profissional?

É um pouco complicado às vezes. 😒

• Como começar o email?
• Como me devo dirigir às pessoas?
• Que saudação devo usar?

São muitas dúvidas.

Mas felizmente, eu já escrevi dezenas de emails profissionais (inclusive fiz um pequeno curso sobre o assunto).

Então vou partilhar as dicas e exemplos de como escrever um email formal profissional.

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O que é um Email formal profissional

O email formal profissional é usado em contextos mais institucionais.

Por outras palavras, quando se está em ambiente de trabalho, seja numa empresa, ou numa organização governamental, é comum que um email para outros membros ou colegas ou superiores seja, formal.

Regras de um email formal profissional

O email formal profissional tem duas características únicas:

1. Deve basear-se em normas gramaticais mais rígidas
2. É usado em situações mais profissionais, onde não existe algum tipo de familiaridade entre os interlocutores.

Usar linguagem clara e objetiva

É importante usar uma linguagem clara e objetiva, mas também uma estrutura que facilite a leitura e interpretação da tua mensagem.

No mundo dos negócios, as pessoas têm pouco tempo para as suas tarefas, quanto mais para ler emails longos e confusos.

Vamos agora ver quando usar um email formal profissional.

Entretanto, se estás impaciente e queres ver na prática como se faz um email formal, clica aqui para ir para a seção dos exemplos de emails formais profissionais

Ou preenche o formulário em baixo.

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Quando usar email formal profissional

Aqui tens alguns exemplos de situações onde deves adotar este tipo de linguagem mais formal:

• Email para candidatura espontânea;
• Um Email para docentes em contexto académico;
• Email de resposta a oferta de emprego;
• Emails de solicitação ou de agradecimento;
• Emails para propostas de prestação de serviços;
• Agendamentos de reuniões;
• Emails para clientes;
• Emails para fornecedores;
• Pedido de esclarecimentos;
• Emails de cobrança.
• Emails dentro de uma organização para superiores

Nem sempre é fácil encontrar a linguagem certa para escrever um email formal da melhor forma, mas vamos deixar-te neste artigo todos os passos para que consigas o email perfeito.

Antes disso, vamos só falar um pouco de o que é um email informal para entenderes melhor as diferenças.

Entretanto, pode ser útil saber como atualizar o curriculum vitae

O que é um Email informal

O email informal é utilizado em situações mais simples do dia-a-dia, num registo mais descontraído, entre familiares ou amigos.

Emails informais não têm regras

O email informal não obedece a qualquer regra ou estrutura pré-definida, não tendo necessariamente de respeitar algum tipo de padrão ortográfico e a sua linguagem é bastante simples.

Cada situação específica exige um tipo de linguagem apropriada e, por isso, deves adaptar cada email que escreves ao contexto em que se insere.

Em caso de um email para um familiar ou amigo podes até dispensar introduções / apresentações.

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Diferenças entre email formal e informal

Por esta altura já deves ter-te apercebido das diferenças entre o email formal profissional e um email informal.

O email formal:

• Obedece a regras gramaticais mais exigentes;
• É usado vocabulário mais “rico”;
• Deve ser claro e direto;
• Deve ter uma estrutura que facilite a leitura;
• Contém sempre uma saudação e despedida;
• É usado em contexto institucional (empresas, universidades, etc).

O email informal

• Não obedece a regras gramaticais específicas;
• É usado em contexto familiar / amigos / conhecidos
• Pode-se usar uma linguagem mais familiar e até “calão”

E agora que já sabes as o que é e as diferenças entre email formal profissional e informal, vamos ver como escrever um email formal profissional

Como escrever um email formal profissional

Se sempre que precisas de enviar um email formal profissional, nunca sabes bem o que escrever, está na altura de pegares no teu bloco de notas e tirares alguns apontamentos.

Há vários aspectos a ter em consideração, como:

• Assunto;
• Como começar o email;
  • Saudação
  • Apresentação pessoal
• Conteúdo do email;
• Como terminar o email.

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Assunto de um email formal profissional

Pode parecer irrelevante, mas deves escolher bem o assunto do teu email.

As pessoas querem saber, em poucas palavras, do que se trata o email.

Tenta escolher as palavras certas para que o recetor identifique exatamente do que se trata.

Muitos emails ficam por ler, porque nós, seres humanos, somos assim, clicamos no que nos interessa.

Exemplo de um bom assunto de email profissional:

“Novo pedido comercial, cliente nº12345, necessário expedição”

Ou

“Candidatura espontânea para departamento de Marketing – Miguel Silva”

Vê também o nosso guia para pedir um aumento com sucesso.

Como começar o email formal – Saudação

A forma como inicias o email é muito importante e, por isso, tem atenção à saudação:

• Usa uma saudação adequada e, preferencialmente, dirige-te diretamente ao destinatário;
• Além do nome do destinatário, inclui também o respetivo título
  • Exemplo: – Drº/ª., Engº/ª., etc.;
• No caso de não saberes o nome do destinatário, podes usar expressões como:
  • “Caro”, “Estimado”, “Exmo”.

Apresentação pessoal

Se achares necessário apresentar-te, fá-lo imediatamente a seguir à saudação, sempre de uma forma curta e objetiva.

Ex: “O meu nome é João, faço parte da equipa administrativa do hospital X e a minha função é elaborar relatórios das entradas e saídas de pacientes“.

Conteúdo de um email formal

O corpo de texto, idealmente, não deve ser muito extenso.

Tenta ir diretamente ao assunto que queres abordar sem grandes rodeios.

Deves usar sempre uma linguagem correta, respeitando todas as normas ortográficas e gramaticais, sem recorrer a abreviaturas ou termos considerados gíria.

Para isso:

• Usa vocabulário diversificado e rico;
• Discurso claro, estruturado e bastante objetivo;
• Parágrafos curtos e, acima de tudo, o texto final deve também ser curto – cerca de 4 a 5 parágrafos no máximo;
• Revê atentamente o texto e certifica-te de que não tem erros;
• Confirma que o email clarifica a mensagem que pretendes transmitir.

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Como terminar um email formal

No final da tua mensagem deves despedir-te de forma cordial usando termos formais:

• Despede-te usando, por exemplo:
  • “Atenciosamente”
  • “Atentamente”
  • ou “Com os melhores cumprimentos”;
• Assina sempre o email com o teu nome completo;
• Se necessário, podes deixar também os teus dados de contacto.
• Podes também incluir a tua função e posição na empresa (consulta as normas de comunicação regras da tua empresa)

Psst. Se estás a procura de emprego, vê a lista dos melhores sites de emprego em Portugal.

Como responder a um email formal profissional

Se tiveres de responder a um email formal, deves seguir todas as regras que falámos nos pontos anteriores.

Se possível:

• Deves responder saudando a pessoa em questão pelo seu nome;
• O teu texto deve ser curto, objetivo e com uma linguagem clara;
• Se não souberes, pede informa que vais investigar;
• Se não entenderes o email, pede para clarificar o que se pretende;
• No fim, não te esqueças de te despedires formalmente.

Vamos agora ver 10 dicas essenciais para escrever um email formal.

Não te esqueças, no fim deste texto encontras vários exemplos de emails formais profissionais.

10 dicas essenciais para escrever um email formal profissional

Para que nada falhe na hora de redigires os teus emails formais, deixamos-te uma checklist de todos os pontos que não podem falhar.

1. Endereço

Se o teu endereço de email contém palavras ou códigos estranhos, talvez seja altura de pensares em criar um novo endereço mais profissional.

Tenta que este seja simples e contenha pouco mais do que o teu nome.

2. Escreve um Assunto

Nunca envies um email sem o campo do assunto deviamente preenchido.
Para isto, tenta usar uma frase clara e direta.

Por exemplo, se te estiveres a candidatar a alguma oportunidade de emprego e a enviar o teu currículo, o assunto pode ser algo como: “Candidatura à posição X”.

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3. Responder a todos – atenção!

Evita usar esta opção a não ser que seja mesmo necessário (ou pedido, no email recebido).

No caso de estares a responder a um email formal, o ideal é dirigires-te apenas ao destinatário da mensagem.

4. Saudação profissional

Este é o primeiro impacto de quem lê o teu email e, muitas vezes, a primeira impressão é que conta.

Por isso, não esqueças de fazer uma saudação!

5. Usa uma boa estrutura de texto

As frases longas geralmente são mais difíceis de ler.

Quando possível, opta por usar tópicos, frases curtas, bullet points, e até imagens que transmitam as tuas principais ideias.

6. Pontos de exclamação – cuidado

Sabias que ao usares demasiados pontos de exclamação podes parecer demasiado imaturo e até emocional?

Usa-os apenas em situações onde precises efetivamente de expressar o teu entusiasmo.

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7. Ler em voz alta

Lê o texto que escreveste e tenta perceber como te soa.

Se algo não te soar bem, provavelmente irá acontecer o mesmo ao recetor.

Podes até pedir a alguém que conheças que leia o email para te dar a opinião. Isto só se estiveres mesmo nervoso, claro.

8. Evita expressões negativas

Ao usares palavras com conotação negativa, vais tornar o email demasiado “pesado” para quem o lê.

Tenta sempre manter um tom mais positivo através das tua palavras e expressões.

9. Tom do email

De mãos dadas com a dica anterior, deves ter cuidado com o tom que usas no texto.

Muitas vezes podes achar que estás a escrever algo engraçado, mas quem lê pode não interpretar da mesma forma.

10. Lê, ler de novo e confirmar

É essencial releres e verificares todo o teu email.

Confirma que o texto não tem erros, que preencheste o campo de assunto, que estás a enviar email para a pessoa certa e também que te despedes corretamente.

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Exemplos de email formal profissional

Se ainda tens alguma dúvida sobre como escrever um email formal, deixamos-te aqui três exemplos.

Email de Resposta a anúncio de emprego

Boa tarde Dr. xxx,

    Venho por este meio candidatar me à vaga de xxx, de acordo com o anúncio publicado em xxx, para o cargo de xxx.

    Em anexo segue o meu curriculum vitae, bem como a minha carta de apresentação, na qual exponho os motivos da minha candidatura.

    Alguma informação adicional, estou inteiramente disponível para qualquer esclarecimento.

    Os melhores cumprimentos,

    Assinatura

Pode ser interessante, neste contexto, veres como fazer o teu Curriculum Vitae.

Proposta de prestação de serviços

Estimado Sr. xxx

    Tendo em conta a forte presença da sua empresa no setor xxx, venho por este meio apresentar a minha empresa que disponibiliza serviços de xxx, que poderão ser uma mais-valia na consolidação da sua marca.

    Segue em anexo o nosso portefólio com alguns dos trabalhos já desenvolvidos. É importante mencionar que oferecemos um serviço de qualidade a um preço competitivo.

    Aguardamos o seu contato na expectativa de que possamos estabelecer algum tipo de parceria comercial.

    Os melhores cumprimentos.

Assinatura

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Email formal de cobrança

Estimado Sr. Xxx,

    De acordo com os nossos registos, ainda consta em aberto o pagamento do valor de xxx euros, referente à fatura YZX. A mesma tem vencimento no dia xxx.

    Caso o pagamento já tenha sido realizado, por favor envie o comprovativo do mesmo, para que possamos regularizar o registo.

    Caso contrário, fazemos uso do presente email para solicitar este pagamento com a maior brevidade possível. 

    Alguma questão, não hesite em contactar-nos,

    Cumprimentos,

Assinatura

Preparado para escrever um email formal?

Agora que conheces todos os passos para escrever um email formal, podes aplicar todas estas dicas nas próximas comunicações que tenhas de fazer ao longo da tua vida profissional.

Boa sorte!

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